L’institut français du Rwanda recherche un(e)Secrétaire Générale – régisseuse
Lieu d’exercice du travail :Centre Culturel Francophone du Rwanda
Date de recrutement :Disponible immédiatement
Présentation :
Le Centre culturel francophone – Institut français du Rwanda a été inauguré par le Président de la République française en mai 2021. Ce site de 4000m² accueille un centre de langues et d’examens, une médiathèque, un espace d’exposition, un cinéma, une scène ouverte et un bistro.
Imaginé comme une plateforme d’échanges culturels et de diffusion artistique, le centre culturel est connecté au réseau des 98 Instituts français dans le monde, particulièrement de la Région de l’Afrique des Grands lacs, aux grands établissements culturels français et francophones.
Son projet est structuré autour de la diffusion de la francophonie, l’émergence artistique africaine, l’excellence artistique francophone et la jeunesse.
Objectif principal du poste :
Le/la secrétaire général(e) pilote et supervise le fonctionnement et la gestion financière de l’Institut français du Rwanda, établissement dépendant du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères et à autonomie financière (EAF).
Il/elle a une fonction transversale de gestion et d’administration.
Il/elle est responsable des affaires générales (organisation et fonctionnement), des questions budgétaires et comptables, de la gestion des ressources humaines, de la logistique et de la sécurité.
Il/elle contribue activement à l’élaboration de la politique d’établissement (axes stratégiques, projection pluri-annuelle) et à sa mise en œuvre opérationnelle. Il/elle a un rôle de conseil et d’aide à la décision.
Il s’agit notamment de :
Gestion financière et budgétaire :
- Préparation, élaboration et suivi du budget
- Préparation et élaboration des décisions modificatives
- Mise en place d’outils d’optimisation de gestion
- Analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord
- Suivi du contrôle interne budgétaire et comptable (CIBC avec le/la directeur/trice) Le/la SG est un membre du comité de gouvernance
Gestion et suivi des crédits et des effectifs du service de coopération et d’action culturelle, en lien avec le directeur et les attachés sectoriels
- Suivi et mise à jour des procédures comptables
- Gestion de l’inventaire et de l’archivage
- Suivi et paiement des factures
- Suivi des recettes de l’établissement
- Suivi et pointage de la caisse du compte bancaire avec des pièces justificatives (le/la SG est signataire du compte bancaire régie de dépense)
- Saisie et suivi budgétaire sur l’outil ADMILIA AGE V.12
- Elaboration et composition du compte financier en coordination avec l’Agent comptable régional et l’assistant(e) comptable
Gestion des ressources humaines (ADL et VI) :
- Contrats, avenants, embauche et licenciements
- Règlement intérieur et procédure
- Dialogue social, suivi et application de la législation locale du travail, suivi de l’organigramme fonctionnel
- Coordination et encadrement, gestion des plannings et des congés
- Mise en place de formation
- Gestion administrative des prestataires de services et des stagiaires
- Gestion des paies et des déclarations administratives auprès de la Rwanda Revenue Authority
Gestion logistique, matérielle et immobilière :
- Gestion des questions matérielles de l’établissement : mobilier, immobilier, équipement, entretiens, sécurité
- Mise en place d’une politique d’achat et d’investissement
- Contacts avec les fournisseurs, rationalisation des acquisitions
- Gestions des risques, respect de l’application des consignes de sécurité
Gestion quotidienne des activités de l’EAF :
- Planning des activités
- Logistique des opérations et événements en coordination avec les services organisateurs, y compris la régularité des conventions et contrats.
Qualifications requises :
- Expérience significative dans la gestion, comptabilité d’une institution française (maîtrise de logiciel de comptabilité).
- Expérience dans le réseau culturel diplomatique appréciée.
- Forte appétence et capacité avérée dans l’organisation et la gestion.
- Maîtrise des règles de sécurité dans les ERP très appréciée.
- Parfaite maîtrise du français et de l’anglais orale et écrite, la maîtrise du kinyarwanda sera appréciée.
- Sens de l’organisation et de l’autonomie.
- Rigueur, honnêteté, diplomatie, discrétion.
- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie.
- Très bonne capacité de synthèse et d’analyse.
- Attention forte aux respects des procédures et des délais.
- Parfaite maîtrise des outils de bureautique, en particulier Excel.
- Disponible sur certaines soirées et week end.
Conditions de recrutement :
Contrat local à durée déterminée renouvellable.
Modalités de candidature :
Constitution du dossier :
CV et lettre de motivation en français
Copie des diplômes
Date limite de candidature 21 janvier 2022
Prise de fonction immédiate
Les candidatures devront être adressées par mail exclusivement :IF.KIGALI@gmail.com
