TENDER NOTICE
COOPAC Ltd is looking for a “Receptionist-Secretary” for its roasting service in its office in Kigali.
I. Profile description
- Be of Rwandan nationality or have a resident card in Rwanda;
- Hold a diploma in Hospitality or in the secretariat
- Have a developed teamwork spirit;
- Be free from any commitment;
- Successful experience in a similar function of at least 2 years in Hospitality or in the secretariat;
- Be of good character (good morals), be flexible, and have a sense of service organization;
- Have a perfect command of common office software (Word, Excel and PowerPoint, etc.)
- Provide proof of perfect mastery of office equipment (photocopier, scanner, etc.)
- Have a spirit of priority management;
- Speak and write French and English well;
- Mastering Kinyarwanda language;
- Fixed-term contract.
II. Functions:
- Assume the function of receptionist at the COOPAC Ltd / Kigali office
- Knowledge of technical secretarial tools, in particular the filing plan, agenda management, management of telephone calls and e-mails;
- Manage mail sent and received with adequate filing;
- Manage the Directorate’s hearings;
- Draw up the Minutes and Minutes of the meetings held within COOPAC Ltd;
- Write and follow up on COOPAC Ltd correspondence to destination.
III. The file will include the following:
- A motivation letter addressed to the management of COOPAC Ltd;
- A detailed and updated curriculum vitae with 3 reference persons;
- A copy of the diploma or equivalence;
- A photocopy of the Identity Card;
- One or more attestation (s) of services rendered;
- Any other document that proves the candidate’s experience.
IV. Submission of application files
By email to administration@coopac.com no later than 18th September 2021
N.B:
- The preselected candidates will be contacted for the written exam and then a final selection will be made with an oral interview.
- Place of work: Kigali
APPEL D’OFFRE
COOPAC Ltd cherche pour son service de torréfaction un <<Secrétaire-Réceptionniste>>dans son bureau de Kigali.
I. Description du profil
- Etre de la nationalité rwandaise ou avoir une carte de résident au Rwanda ;
- Etre détenteur d’un diplôme en Hôtellerie ou au secrétariat
- Avoir un esprit développé de travail en équipe ;
- Etre libre de tout engagement;
- Expérience réussie sur une fonction similaire de 2 ans minimum dans le service d’hôtellerie ou de secrétariat
- Etre de bonne moralité (bonne vie et mœurs), être flexible et avoir un sens d’organisation de service ;
- Avoir une parfaite maitrise des logiciels courants de bureautique (Word, Excel, and Powerpoint,….)
- Justifier d’une parfaite maitrise des équipements de bureau (photocopieur, scanneur,…)
- Avoir un esprit de gestion des priorités ;
- Bien parler et écrire le français et l’anglais;
- Avoir la maitrise du Kinyarwanda ;
- Contrat à durée déterminée.
II. Fonctions :
- Assumer la fonction de réceptionniste au bureau de la COOPAC Ltd / Kigali
- Connaissance des outils techniques de secrétariat, notamment le plan de classement, la gestion agenda, la gestion des appels téléphoniques et é-mails ;
- Gérer des courriers expédiés et reçus avec un classement adéquat ;
- Gérer les audiences de la Direction ;
- Dresser les Procès Verbaux et comptes Rendus des réunions tenues au sein de la COOPAC Ltd ;
- Faire la rédaction et le suivi des correspondances de la COOPAC Ltd jusqu’à destination
III. Le dossier comprendra les éléments suivants :
- Une lettre de motivation adressée à la direction de la COOPAC Ltd ;
- Un curriculum vitae détaillé et actualisé avec 3 personnes de référence;
- Une copie du diplôme ou équivalence;
- Une photocopie de la Carte d’Identité ;
- Une ou des attestation(s) de services rendus ;
- Tout autre document qui prouve l’expérience du candidat.
IV. Dépôt des dossiers de candidature
Par email à administration@coopac.com au plus tard le 18/09/2021
N.B :
- Les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour l’examen écrit et en suite interviendra une sélection définitive avec un entretien oral.
- Lieu de travail : Kigali