Receptionist-Secretary at COOPAC Ltd:Deadline: 18-09-2021

TENDER NOTICE

COOPAC Ltd is looking for a “Receptionist-Secretary” for its roasting service in its office in Kigali.

I. Profile description

1. Be of Rwandan nationality or have a resident card in Rwanda;
2. Hold a diploma in Hospitality or in the secretariat
3. Have a developed teamwork spirit;
4. Be free from any commitment;
5. Successful experience in a similar function of at least 2 years in Hospitality or in the secretariat;
6. Be of good character (good morals), be flexible, and have a sense of service organization;
7. Have a perfect command of common office software (Word, Excel and PowerPoint, etc.)
8. Provide proof of perfect mastery of office equipment (photocopier, scanner, etc.)
9. Have a spirit of priority management;
10. Speak and write French and English well;
11. Mastering Kinyarwanda language;
12. Fixed-term contract.

II. Functions:

1. Assume the function of receptionist at the COOPAC Ltd / Kigali office
2. Knowledge of technical secretarial tools, in particular the filing plan, agenda management, management of telephone calls and e-mails;
3. Manage mail sent and received with adequate filing;
4. Manage the Directorate’s hearings;
5. Draw up the Minutes and Minutes of the meetings held within COOPAC Ltd;
6. Write and follow up on COOPAC Ltd correspondence to destination.

III. The file will include the following: 

1. A motivation letter addressed to the management of COOPAC Ltd;
2. A detailed and updated curriculum vitae with 3 reference persons;
3. A copy of the diploma or equivalence;
4. A photocopy of the Identity Card;
5. One or more attestation (s) of services rendered;
6. Any other document that proves the candidate’s experience.

IV. Submission of application files

 By email to administration@coopac.com no later than 18^th September 2021

         N.B:

1. The preselected candidates will be contacted for the written exam and then a final selection will be made with an oral interview.
2. Place of work: Kigali

 APPEL D’OFFRE

COOPAC Ltd  cherche pour son service de torréfaction un <<Secrétaire-Réceptionniste>>dans son bureau de Kigali.

I. Description du profil

1. Etre de la nationalité rwandaise ou avoir une carte de résident au Rwanda ;
2. Etre détenteur d’un diplôme en Hôtellerie ou au secrétariat
3. Avoir un esprit développé de travail en équipe ;
4. Etre libre de tout engagement;
5. Expérience réussie sur une fonction similaire de 2 ans minimum dans le service d’hôtellerie ou de secrétariat
6. Etre de bonne moralité (bonne vie et mœurs), être flexible et avoir un sens d’organisation de service ;
7. Avoir une parfaite maitrise des logiciels courants de bureautique (Word, Excel, and Powerpoint,….)
8. Justifier d’une parfaite maitrise des équipements de bureau (photocopieur, scanneur,…)
9. Avoir un esprit de gestion des priorités ;
10. Bien parler et écrire le français et l’anglais;
11. Avoir la maitrise du Kinyarwanda ;
12. Contrat à durée déterminée.

II. Fonctions :

1. Assumer la fonction de réceptionniste au bureau de la COOPAC Ltd / Kigali
2. Connaissance des outils techniques de secrétariat, notamment le plan de classement, la gestion agenda, la gestion des appels téléphoniques et é-mails ;
3. Gérer des courriers expédiés et reçus avec un classement adéquat ;
4. Gérer les audiences de la Direction ;
5. Dresser les Procès Verbaux et comptes Rendus des réunions tenues au sein de la COOPAC Ltd ;
6. Faire la rédaction et le suivi des correspondances de la COOPAC Ltd jusqu’à destination

III.  Le dossier comprendra les éléments suivants :

1. Une lettre de motivation adressée à la direction de la COOPAC Ltd ;
2. Un curriculum vitae détaillé et actualisé avec 3 personnes de référence;
3. Une copie du diplôme ou équivalence;
4. Une photocopie de la Carte d’Identité ;
5. Une ou des attestation(s) de services rendus ;
6. Tout autre document qui prouve l’expérience du candidat.

IV.  Dépôt des dossiers de candidature

 Par email à administration@coopac.com au plus tard le 18/09/2021

         N.B :

1. Les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour l’examen écrit et en suite interviendra une sélection définitive avec  un entretien oral.
2. Lieu de travail : Kigali