Finance Manager at Federation Handicap International (HI) | Kigali : Deadline: 15-09-2024

APPEL D’OFFRE D’EMPLOI

PROGRAM FINANCE MANAGER / RESPONSABLE FINANCIER(ERE)DU PROGRAMME 

Historique du programme

Créé en 1982 et co-lauréat du Prix Nobel de la Paix en 1997, Handicap International (HI) est une organisation de solidarité internationale spécialisée dans le domaine du handicap, indépendante, non gouvernementale, non confessionnelle, sans affiliation politique et à but non lucratif. Elle intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

A partir du 24 janvier 2018, la Fédération Handicap International met en œuvre ses programmes sous le nom d’usage « Humanité & Inclusion/Humanity & Inclusion » (HI). Cependant, la dénomination légale reste « Fédération Handicap International ».

Au Rwanda, HI est présente depuis 1994. HI collabore avec les partenaires opérationnels locaux et les partenaires publics dont les ministères et autres institutions publiques dans la mise en œuvre des projets.

Depuis le 1er août 2020, HI Rwanda fait partie d’un programme régional en Afrique de l’Est appelé « East African Region (HI-EAR) ». Celui-ci comprend trois pays : le Rwanda, l’Ouganda et le Kenya avec son bureau de coordination en Ouganda. HI a entrepris ces changements de management dans le but d’une amélioration de la couverture des besoins des personnes vulnérables, y compris les personnes handicapées. Cette restructuration se traduit notamment par une mutualisation des ressources au niveau régional. Tous les membres de EAR interviennent sous 3 axes principaux tels que définis dans la stratégie opérationnelle 2021-2025 :

• Pilier 1 : Inclusion sociale et économique: promouvoir la participation citoyenne sociale, culturelle et économique des personnes vulnérables ; assurer l’accès à l’éducation pour tous ; fournir une expertise et un soutien institutionnalisés et renforcer la représentation et les compétences des personnes vulnérables à travers leurs associations ;

• Pilier 2 : Réadaptation, prévention et santé: prévenir et lutter contre les maladies chroniques et invalidantes, détecter et prévenir précocement les handicaps évitables et promouvoir la santé mentale par une approche communautaire

• Pilier 3 : Protection: HI cherche à prévenir l’occurrence de la violence fondée sur le genre, l’âge et le handicap en s’efforçant d’initier des actions qui responsabilisent les personnes vulnérables et mobilisent les acteurs locaux, nationaux et internationaux pour un engagement propre dans la promotion et le respect des droits des personnes vulnérables confrontées à la violence fondée sur le genre, l’âge et le handicap. Il s’engage à rechercher et à fournir des données fiables sur l’identification des populations vulnérables et l’atténuation des facteurs de risque sous-jacents.

Pour l’accomplissement à bien de sa stratégie opérationnelle, Fédération Handicap International qui met en œuvre ses programmes sous son nom opérationnel “Humanity & Inclusion” (HI) recherche un(e) Responsable financier(ère). 

Résumé du poste

Contexte

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable financier régionale, Le/la Responsable financier(ère) du programme est responsable de l’animation des équipes financières, du respect des standards de l’organisation et des règles locales dans le domaine financier, de la stratégie et du pilotage financier, et enfin de la gestion financière opérationnelle sur son périmètre.

Position : Manager finance/ Responsable financier(ère).

Location : Programme Rwanda

Composition de l’équipe Finance : 1 Responsable Financière, 1 Comptable programme, 1 caissier et 3 finance officers.

Missions/ responsabilités

Mission 1 : Management

Document de référence : a. Les 4 Missions – Manager 2.0 – HInside

• Manager Exemplaire : incarne les valeurs de HI au quotidien, et est un rôle model.
• Manager Porteur de sens : appréhende la stratégie, l’explicite, la traduit en objectifs opérationnels pour son équipe, conduit les changements nécessaires. Donne du sens à chaque acte de management. Impulse dans ce cadre des échanges de pratique inter et intra directions. Encourage l’innovation et la prise de risques.
• Manager Gestionnaire : organise la gestion opérationnelle de son équipe, structure le travail autour de processus identifiés, pilote la performance, et facilite la résolution des problèmes.
• Manager 1er RH & Coach : contribue au développement de ses collaborateurs, en créant les conditions pour permettre leur engagement, leur professionnalisation et leur attachement à HI. Veille au respect du code de conduite des politiques institutionnelles, de l’état d’esprit et des comportements individuels et collectifs attendus.
  
  
  

Mission 2 : Stratégie et pilotage

• Contribue à l’écriture, à la révision et à la mise en œuvre de la partie financière de la stratégie opérationnelle (STRATOP) sur son périmètre dans le respect des politiques finances de HI.
• Pilote la déclinaison de la stratégie financière en plans d’actions et conseille sur les enjeux financiers.
• Produit, compile et analyse les indicateurs financiers et si nécessaire crée des indicateurs complémentaires.
• Est en charge de l’évaluation, de la mitigation et du traitement des risques financiers.
• Assure la remontée et le traitement des incidents financiers à ses lignes hiérarchique et fonctionnelle.
• Pilote les activités de représentation de HI en externe sur les aspects financiers, participe aux groupes de travail inter-ONG et assure le développement de partenariats sur son périmètre.
• Pilote l’évaluation des capacités financières des partenaires locaux et les plans de renforcement de leurs capacités qui en découlent.

Mission 3 : Standards et expertises

• Pilote le déploiement et monitore le respect de l’ensemble des politiques, processus et outils financiers de HI sur son périmètre et si nécessaire, développe des outils financiers spécifiques sous le contrôle de ses lignes hiérarchique et fonctionnelle.
• Pilote et contrôle le respect par HI du cadre légal du ou des pays d’intervention et l’existence d’une veille sur l’évolution des normes, de la jurisprudence et des pratiques des autres acteurs dans le domaine financier.
• Veille à la production et au dépôt des documents financiers assurant la légalité de l’exercice de HI dans le ou les pays d’intervention.
• Veille au respect du Règlement Général Protection des Données (RGPD).
• Veille à l’implémentation et au respect des procédures d’archivage des documents financiers et à la publication et à la mise à jour des documents financiers sur les espaces dédiés.
• Pilote le contrôle interne sur son périmètre ainsi que les actions correctives si nécessaires.
  
  
  

Mission 4 : Mise en œuvre opérationnelle

Responsabilité 1 : Assure la gestion financière et budgétaire

• Supervise l’élaboration des budgets et contrôle l’optimisation de l’utilisation des fonds de HI sur son périmètre.
• Veille à la fiabilité et à la mise à jour des informations financières et coordonne le processus de remontée et de compilation des informations financières dans le respect des échéances du calendrier financier.
• Produit les notes de synthèse nécessaires au pilotage financier et identifie les risques. Accompagne les responsables budgétaires dans leurs pilotages financiers.
• Analyse les éléments financiers des conventions de partenariat et contrôle l’exactitude et la conformité de la comptabilité et de la documentation du partenaire avant le paiement.
  
  
  

Responsabilité 2 : Assure la gestion comptable

• Est l’interlocuteur privilégié sur les questions comptables.
• Veille à la fiabilité et à la mise à jour des informations comptables et coordonne le processus de remontée et de compilation des informations comptables dans le respect des échéances du calendrier financier.
• Pilote l’élaboration de tous les traitements comptables sous sa responsabilité en garantissant le respect du cadre de référence comptable (procédures, outils), leur transcription dans le Système d’Information (SI) comptable.
• Consolide, contrôle et valide l’ensemble des écritures et des documents de clôture des comptes (mensuelles et annuelles), notamment les rapprochements bancaires, la justification des comptes de tiers, le suivi des immobilisations.
• Veille à l’accomplissement des demandes d’exonération de Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) et contrôle les déclarations transmises aux autorités.
• Représente HI en externe auprès des Commissaires aux Comptes et/ou des autorités en charge des questions comptables et fiscales.
• S’assure de la mise en place et du respect de la procédure d’archivage des pièces justificatives, en veillant notamment à la qualité des pièces justificatives sur papier et numérique, et en transmettant les pièces justificatives (format papier et numérique) vers leurs lieux de stockage finaux.
• Fournit les pièces justificatives demandées par les auditeurs internes et externes.
  
  
  

Responsabilité 3 : Assure la gestion des financements, dans le respect des référentiels « bailleurs » et des obligations contractuelles

Pilote l’élaboration des propositions de financements à destination des bailleurs de fonds et des plans de financements :

• Supervise et accompagne l’élaboration des propositions de financements et optimise les plans de financement (couverture des coûts de structure et de supports), compile et coordonne les propositions multiprogrammes quand le programme est lead.
• Examine, alerte, voire négocie les conditions des contrats de financements avant leur signature (calendrier et modalités des paiements et des rapports financiers, modes de justification des dépenses, taux de change, d’audit, etc.). S’assure que ces obligations sont réalistes et compatibles avec les procédures HI.
• Contrôle le suivi des dépenses du financement et les fournit aux responsables budgétaires. Veille aux bons taux de consommation, alerte en cas de risque ou de non-respect des règles de flexibilité et anticipe les dérives par la préparation d’amendements contractuels avec ses interlocuteurs.
• Supervise et coordonne la production et la qualité des rapports financiers à destination des bailleurs en contrôlant la conformité au référentiel bailleur.
• S’assure que les versements des bailleurs de fonds ou les demandes de relance sont effectuées et que les responsables hiérarchique et fonctionnel sont informés en cas de retard.
• S’assure de la transcription dans le S.I. Finances des informations liées aux contrats bailleurs : budgets bailleurs, saisie des modifications analytiques et budgétaires, échéancier, rapports…
• Coordonne les réponses aux demandes des auditeurs internes et externes et garantit la bonne fin des audits, en définissant des actions correctives à mettre en place.
  
  
  

Responsabilité 4 : Assure la tenue de la trésorerie

• Est l’interlocuteur privilégié sur les questions de trésorerie.
• Instruit, formalise et optimise les demandes de fonds afin d’assurer la disponibilité en liquidités des caisses et des comptes bancaires pour répondre aux besoins financiers de la mission. Accompagne les chefs de projet dans la définition de leurs besoins de trésorerie.
• Assure l’approvisionnement des caisses, contribue aux opérations de rapprochement bancaires, réalise les inventaires de caisses/coffres pour les clôtures (mensuelles et annuelles).
• Fournit les documents relatifs à la gestion de la trésorerie, demandés par les auditeurs internes et externes et les pièces permettant de répondre aux exigences de conformité bancaire sur son périmètre.
• Evalue et met à disposition des moyens de paiement adaptés aux besoins de la mission et garantit le respect des règles de paiement en fonction des seuils définis.
• Est garant de la procédure de sécurité et de conservation des fonds, notamment les seuils de sécurité, et propose des adaptations au contexte si nécessaire.
• Veille à l’accomplissement des demandes d’ouverture ou de fermeture de compte bancaire au nom de l’organisation selon les besoins opérationnels ainsi qu’à la mise à jour des signataires bancaires.
• Identifie les risques de change et met en œuvre des mesures d’atténuation de ces risques.

Responsabilité 5: Animation du métier

• Met en place et suit sur son périmètre les éléments de son métier : diffusion, utilisation voire contribution aux révisions des standards, suivi des préconisations de la montée en compétence des équipes, etc
• Coordonne l’animation métier sur son périmètre, veille à l’instauration d’un esprit d’équipe, à l’inclusion de chacun par sa contribution régulière, notamment à travers les échanges de pratiques.
• Assure l’animation d’un vivier de talents locaux.
  
  
  

Mission 5 : Préparation et réponse aux urgences

• Pilote les actions de préparation aux urgences dans son département et, en cas d’urgence, réorganise les priorités de son équipe en fonction de l’impératif humanitaire, afin d’assurer une réponse rapide et efficace de HI.

Profil attendu

Processus de demande

Le dossier de candidature (minimum 3 pages) doit être composé d’une lettre de motivation adressée à la Directrice Pays de Fédération Handicap International au Rwanda, accompagnée des coordonnées de 3 références professionnelles en relation avec ce poste, des attestations de services rendus, d’un Curriculum Vitae détaillé et copie de diplômes.

Les dossiers de candidature complets devront être déposés au plus tard le 15 septembre 2024 à minuit adressés à l’email suivant : recrutement@rwanda.hi.org avec en objet : FINMAN-HI-202408

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toute tentative d’influencer le processus de recrutement entraînera une disqualification automatique.

A propos de notre organisation  

Humanité & Inclusion (HI) est une organisation de solidarité internationale engagée pour les droits des personnes handicapées, des personnes en situation de vulnérabilité, et en général pour les droits humains. Le respect et la dignité des personnes concernées et des bénéficiaires des actions et des communautés sont au cœur du personnel et des collaborateurs de HI, dans tous les contextes d’intervention.

Notre code de conduite est un élément clé de la mise en œuvre des politiques institutionnelles qui énoncent les principes fondamentaux de la protection de nos bénéficiaires – en particulier les plus vulnérables – contre toute forme d’abus de pouvoir, de harcèlement, d’exploitation et d’abus sexuels, en notre propre personnel. Ces politiques incluent, mais ne sont pas limitées à :

• Protection des Bénéficiaires contre l’Exploitation et les Abus Sexuels
• Protection de l’enfance
• Lutte contre la fraude et la corruption.

Tous nos représentants doivent se conduire d’une manière conforme à notre code de conduite. Toute violation de ces politiques sera traitée avec sérieux.

N.B: 

• Conformément à la loi en vigueur, les personnes handicapées seront prioritaires en cas de compétence professionnelle égale ou de même note à l’issue des tests écrits et entretiens.
• Les candidatures féminines sont encouragées.

 Fait à Kigali, le 20/08/2024

 Mélanie GEISER

Country Manager